De plus en plus d'entreprises sont constamment connectées à Internet pour leur activité. Ainsi les salariés réalisent une partie de plus en plus importante de leur activité sur le net, notamment pour envoyer des mails, passer des commandes, correspondre avec les clients…Cependant, l'utilisation de ces nouveaux médias génère de nouvelles difficultés de management, liées à leur défaut de structuration.

La majorité des problèmes est due au fait que le web n'est pas seulement une source d'informations professionnelles unique, mais aussi un accès à de nombreux sites attractifs et dénués de tout intérêt professionnel.

De plus, il constitue une réserve inépuisable de virus, qui peuvent mettre en danger le système informatique de l'entreprise.

Outre les risques liés au surf sauvage des collaborateurs curieux, l'utilisation intempestive du mail rend le contrôle des flux informationnels difficile.

Comment mettre en place des politiques de contrôle de l'utilisation du web et des informations échangées sur les mails ? Ces actions, trop souvent répressives, ont conduit les salariés pris en faute à saisir les tribunaux.

On constate cependant que la jurisprudence relative au contrôle des salariés au moyen d'outils électroniques est encore rare.
Les affaires jugées concernent pour l'instant deux types de comportement :

Le licenciement d'un salarié pour avoir consulté des sites pornographiques

Le contrôle du courrier électronique d'un salarié en effet, pour le tribunal, quelles que soient les motivations des personnes ayant ouvert le courrier, il s'agit d'une "violation de correspondance effectuée par voie de télécommunication par des personnes chargées d'une mission de service public" (art. 432-9 du Code pénal).

En fait, un employeur peut légalement contrôler les informations qui transitent sur les ordinateurs de ses employés .

Toutefois, la mise en place de tels procédés nécessite le respect d'un certain nombre de règles.

- l'employeur doit prévenir ses salariés de l'existence et de l'utilisation de ces outils de contrôle, comme pour l'installation de tout outil de surveillance. En cas de non respect de cette règle d'information, les tribunaux peuvent refuser toutes les preuves apportées par l'employeur, dans le cadre d'une procédure de licenciement, par exemple.

- Généralement, dans les grandes sociétés, une consultation préalable du comité d'entreprise est même imposée par le Code du travail.

- Le contrôle doit être justifié par la nature des activités surveillées, cette règle visant à limiter les abus

Concernant le contrôle des courriers électroniques, le problème est plus complexe. D'un point de vue légal, les correspondances, quel que soit leur support (papier, téléphone, informatique, etc.) sont protégées par des textes particuliers du Code pénal, qui ne tiennent pas compte de l'environnement spécifique de l'entreprise.

Le contrôle sauvage des mails risque de susciter des conflits qui, dans l'état actuel du droit, conduiront à la condamnation de l'employeur.

Aussi, pour éviter que le remède soit pire que le mal, et que le climat social se dégrade, il est souhaitable que vous associez vos salariés à l'élaboration des procédures de contrôle.

Cette action préalable présente l'avantage de responsabiliser les utilisateurs, de les informer, et de définir avec précision les limites de l'utilisation des outils informatiques.
Le résultat de cette concertation doit faire l'objet d'un document explicatif qui trouvera sa place au sein du règlement intérieur de l'entreprise.