Généralement l'entreprise prend en charge et rembourse les frais professionnels que certains salariés doivent engager dans le cadre de leur travail . Il peut s'agir des voyages d'affaires, des séjours, ou encore des déjeuners. Ces frais sont remboursés soit sur justificatifs, soit sous la forme d'allocations forfaitaires, une avance devant être prévue en cas de frais importants.

Ce remboursement ne sera soumis ni à charges sociales ni à l'impôt, mais ne sera pas non plus pris en compte pour le calcul de l'indemnité de congés payés ou des indemnités de licenciement et de fin de contrat.

Bien sûr ces dépenses doivent avoir été prévues et acceptées au préalable par l'employeur.

· Remboursement des frais avancés par le salarié.

** Les frais remboursés :

Ce sont principalement les frais de repas, de transport, de déplacement. Mais la liste n'est pas limitée : il peut s'agir de toute autre dépense effectuée dans l'intérêt de l'entreprise.

Dans ce cas, il faut absolument avoir un justificatif. En fait, le salarié doit établir un relevé de frais précis, accompagné des pièces justifiant de ses dépenses. Les motifs d'une invitation au restaurant ainsi que le nom des personnes invitées peuvent accompagner la note du restaurant par exemple. En ce qui concerne les indemnités kilométriques, les justificatifs doivent faire référence à la date, au lieu de la mission, le kilométrage effectué ainsi que la puissance fiscale du véhicule utilisé.

Par ailleurs en dehors du cas où une indemnisation forfaitaire des frais est prévue sur le contrat de travail, les frais ne peuvent pas être imputés sur la rémunération, ou sur des commissions. Ainsi, la clause d'un contrat de travail prévoyant que les commissions perçues par un salarié incluent les remboursements de frais n'est pas valable.

· Remboursement forfaitaire des frais

Le montant des frais que l'employeur s'engage à prendre en charge peut également être fixé de manière forfaitaire, sur le contrat de travail.

Ainsi, le contrat de travail peut prévoir un pourcentage ou des allocations d'un montant fixé à l'avance pour chaque catégorie de frais. Ces montants peuvent être revus selon l'évolution du contrat ou la situation du salarié un forfait de 374 F par jour de frais de déplacement pour un cadre ;

- un forfait de 93,50 F par jour de frais de repas pour un cadre commercial appelé à prendre tous les jours ses repas au restaurant.

Les clauses forfaitaires ne doivent pas être libellées de façon trop générale, comme par exemple : " La rémunération englobe les dépenses professionnelles, à l'exclusion de tout autre remboursement. " Ce genre de clause qui ne détaille pas selon quelles proportions la rémunération globale intègre des remboursements pourrait être jugée non valable par les juges en cas de litige.

**Dans ce cas il n'y a pas obligation de présenter un justificatif

**La rémunération du travail proprement dit doit rester au moins égale au SMIC. Ainsi, une clause prévoyant un SMIC auquel s'ajoutent des remboursements forfaitaires est valable. À l'inverse, une clause indiquant que la rémunération est égale au SMIC, incluant des remboursements forfaitaires, est interdite.

**Cas particulier
Le salarié peut être amené à avancer des sommes au lieu et place de l'employeur, autres que celles pour lesquelles un remboursement forfaitaire est prévu. Rien n'empêche que ces sommes lui soient restituées, à condition bien sûr qu'il produise les justificatifs requis.

**L'employeur qui rembourse des frais selon la méthode forfaitaire est tenu de respecter des barèmes d'exonération fixés par l'URSSAF, au-delà desquels il sera tenu d'assujettir ce qui dépasse. A titre d'exemple, l'URSSAF fixe une limite de 74,80 F par jour de frais de restaurant pour les non-cadres et 93,50 F pour les cadres, et 299,20 F par jour de frais de grand déplacement pour les non-cadres et 374 F pour les cadres.