Etant la rapidité de la prolifération des virus, la plupart des entreprises sont amenées à contrôler l'utilisation de la messagerie des salariés. Cependant dans ce domaine il existe quelques règles juridiques à connaître avant de limiter la libertés des salariés.

En effet de plus en plus d'entreprises multiplient les surveillances : à commencer par les trafics et les connexions, au contrôle des expéditeurs de fichiers mails, des destinataires, du poids et de la propriété des pièces jointes jusqu'au filtrage des e-mails, connaissance du code source et, par conséquent, du texte du message.

Mais il faut savoir qu'en matière de surveillance de la messagerie électronique il existe de nombreuses règles l égales à respecter :
En effet, en tant qu'employeur vous avez le droit de contrôler et de surveiller l´activité de ses salariés pendant le temps de travail. Vous pouvez contrôler leur utilisation de la messagerie électronique.

· Cependant vous devez informer préalablement les salariés concernés (article L. 121-8 du Code du travail) . D'ailleurs, la CNIL (Commission Nationale de l´Informatique et des Libertés) recommande aux entreprises d´engager une négociation entre les employeurs et les salariés en cas de mise en place d´un système permettant le traçage des e-mails.

· Le Code du travail prévoit une information et une consultation des institutions représentatives du personnel "sur les moyens ou les techniques permettant un contrôle de l´activité des salariés" (articles L. 432-2-1) ainsi qu´un contrôle a posteriori, concernant, de manière plus générale, les "atteintes aux libertés individuelles" (article L. 422-1-1).

· La loi du 6 janvier 1978 ("informatique et libertés") impose, par ailleurs, que tout traitement automatique de données personnelles soit déclaré à la CNIL. Aussi, un système permettant le traitement des données de connexion avec l´identification des émetteurs et des destinataires de messages électroniques doit-il en général faire l´objet d´une déclaration.

En tout cas, le contrôle doit être "justifié par la nature des tâches" et "proportionné au but recherché".

· Peut-on lire les e-mails ?

Le Conseil d´Etat indiquait, dans son étude sur "internet et les réseaux numériques" du 2 juillet 1998 que la loi du 10 juillet 1991 relative au secret des correspondances émises par voie de télécommunication devait s´appliquer aux messages électroniques "sous réserve qu´ils aient un caractère privé".

Plus récemment (arrêt NIKON du 2 octobre 2001), la Cour de cassation a affirmé, au sujet des messages électroniques envoyés et reçus par les salariés à partir de l´ordinateur mis à leur disposition sur leur lieu de travail, que l´employeur ne peut en "prendre connaissance" si ces messages ont un caractère "personnel". C'est pourquoi le contrôle systématique ou ponctuel de la source des messages transmis nécessite l´accord exprès des salariés, puisqu´elle contient le corps du message, lequel peut avoir un objet "personnel".

Les fonctionnalités des logiciels de contrôle devront, par conséquent, être soigneusement examinées sous l´angle juridique, pour apprécier, au cas par cas, si le contrôle technique opéré est proportionné au but poursuivi (disponibilité et intégrité des systèmes et des données).

· Si l´employeur considère que l´usage privé, par un salarié, de la messagerie électronique est abusif, il peut s´appuyer sur des données d´ordre quantitatif ou la méconnaissance d´une procédure obligatoire telle l'interdiction de télécharger des pièces jointes à un message émanant d´un correspondant inconnu.

En revanche, si l´administrateur réseau ou l´informaticien chargé d´assurer la maintenance vient à prendre connaissance de messages "personnels" dans le cadre d´un contrôle ou d´une intervention, le contenu de ces messages ne peut pas être utilisé à l´appui d´une sanction disciplinaire. Si des faits graves sont révélés à cette occasion et que des sanctions immédiates s´imposent (par exemple, en cas d´activité concurrente de la part du salarié), l´employeur peut obtenir du juge, dans le cadre d´une procédure sur requête (procédure rapide non contradictoire) la désignation d´un huissier pour qu´il constate la présence et le contenu des fichiers litigieux.