Afin de définir les droits aux congés payés d'un salarié, il faut considérer une période de référence et le travail effectif réalisé pendant cette période.

· La période de référence est généralement fixée du 1er juin au 31 mai de l'année suivante : le salarié acquiert alors ses droits à congés dés lors qu'il a été occupé au moins un mois de travail effectif durant cette période.
Une règle dite de "l'équivalence" souligne qu'un mois équivaut à 4 semaines ou 24, 22 ou 20 jours de travail effectif suivant que l'horaire est réparti respectivement sur 6, 5,5 ou 5 jours.

Remarques :
- cependant la loi Aubry permet de fixer différemment les dates de cette période en fonction des conventions collectives et des règles de réduction du temps de travail.
- sachez également que pour les professions qui adhérent obligatoirement à une caisse de congés payés la période de référence est fixée du 1er avril au 31 mars.
- les droits des salariés embauchés en cours d'année sont comptabilisés à partir de leur date d'embauche, jusqu'au 31 mai.
- si le contrat est rompu alors les droits sont appréciés du 1er juin jusqu'à la fin du contrat.
- les salariés sous CDD ont droit à une indemnité de congés payés quelque soit la durée du contrat.

Attention : certaines périodes non travaillées comptent pour du travail effectif également et contribuent donc à la détermination du droit à congés.
Il s'agit des congés payés de l'année précédente, des congés maternité, des accidents du travail ou des maladies professionnelles, des jours de repos accordés au titre de la réduction du temps de travail, des congés familiaux pou encore des congés de formation.

· Le calcul des congés payés

Les salariés ont droit à 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif.
Il y a donc 5 semaines de congés payés pour une année complète.

Mais il existe des congés complémentaires accordés
- aux jeunes salariés de moins de 22 ans au 30 avril de l'année en cours : 2 jours de congés supplémentaires par enfant de moins de 15 ans à charge (1 jour si le congé légal n'excède pas 6 jours).
- aux jeunes de moins de 22 ans au 30 avril de l'année en cours n'ayant pas droit à la totalité des jours de congés payés (30 jours) : supplément de 30 jours au total de congés non payés.

· Les départs en congés doivent se faire en deux temps chaque année : ils ne peuvent être reportés.
- un premier congé principal compris entre 12 et 24 jours entre le 1er mai et le 31 octobre ;
- un second congé pour d'une semaine.
Les salariés peuvent également partir en plusieurs fois.

Ils peuvent ne pas attendre la fin de la période de référence pour profiter de leurs droits

Exception : le report des congés payés d'une année sur l'autre est possible pour les salariés dont le temps de travail est décompté à l'année sur la base d'une disposition légale comme pour les cadres soumis au forfait annuel en jours ou salariés soumis à un accord de modulation .
Un tel report, possible sur demande du salarié ne peut concerner que les jours de congés légaux et non les jours de repos acquis au titre de la réduction du temps de travail.

· L'employeur doit informer le salarié au moins 2 mois à l'avance de la période des congés. Les salariés doivent être informés des dates de leur départ au moins un mois à l'avance.

Si les dates ne sont pas fixées par la convention collective c'est à l'employeur que revient la décision après consultation des délégués du personnel.

Il est préférable d'afficher le planning des départs en congés et d'informer individuellement par courrier ou note de service chaque salarié de ses dates de congés.

Sachez également que les dates des congés payés ne peuvent en principe pas être modifiées dans le mois qui précède le départ en congés des salariés sauf circonstances particulières.